Sozialgericht Berlin: Bahn frei für die Digitale Post

Was die Elektromobilität für die Autobranche, ist der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) für die Gerichtspost: Nahe Zukunft – Und die Zeit wird knapp.

Ab dem 1. Januar 2018 sind alle Rechtsanwälte und Behörden gesetzlich verpflichtet, Empfangseinrichtungen für elektronische Gerichtspost bereitzustellen und zu nutzen. Doch während beim Sozialgericht Berlin fünf Monate vor Ablauf der Frist alle Ampeln auf grün stehen, müssen viele professionelle Beteiligte den Weg erst noch freimachen. Längst nicht alle sind empfangsbereit. Noch weniger Anwälte und Behörden sind selbst aktiv und versenden ihre Gerichtspost auch elektronisch. Dabei wird auch dies für sie ab 2022 verbindlich.

Bahn frei am Sozialgericht Berlin

Am Sozialgericht Berlin – dem Pilotgericht der Berliner Justiz – ist alles bereit für die heiße Phase des Elektronischen Rechtsverkehrs. Heute schon sind alle Kammern des Sozialgerichts technisch in der Lage, elektronische Post zu empfangen und – sofern die Empfänger einverstanden sind – auch zu versenden. Die Dynamik der digitalen Postbearbeitung am Gericht schlägt sich in Zahlen nieder: Mehr als doppelt so viele Schriftstücke, wie per ERV eingehen, verlassen das Gericht auf elektronischem Wege.

Regelmäßig nehmen am Elektronischen Rechtsverkehr des Sozialgerichts Berlin rund 70 Rechtsanwältinnen und Anwälte teil. Auch die Rentenversicherungen, die Bundesagentur für Arbeit und vier der zwölf Berliner Jobcenter gehören inzwischen zum Teilnehmerkreis. Weniger modern ist die Kommunikation mit anderen Behörden. Zum Beispiel kommunizieren fast alle Krankenkassen immer noch in Papierform – einzige Ausnahme: Die „Heimat Krankenkasse“ aus Bielefeld (Mitgliederzahl 2015: 123.000).

Die meisten Schriftstücke erreichen das Gericht immer noch im Briefumschlag.

Mit dem Elektronischen Rechtsverkehr auf der Überholspur

Je rascher die Anwender sich für den ERV entscheiden, desto schneller können sie von seinen Vorteilen profitieren: Rasante Postlaufzeiten, geringere Portokosten, unkomplizierte Weiterverarbeitung der Dokumente. Der Computer erkennt die Aktenzeichen elektronischer Schriftstücke und ordnet sie automatisch nach Zuständigkeit. Unproblematisch kann die Post archiviert, eingesehen, bearbeitet werden.

Vergleichsweise aufwendig ist demgegenüber die Digitalisierung von Post in Papierform. Jeder Brief muss geöffnet, von Klammern befreit, eingescannt, weggefächert werden.

Zur Unterstützung dieser aufwendigen Arbeit nutzt das Sozialgericht seit über einem Jahr einen Hochleistungs-Scanner. Bereits in einem Drittel aller Fälle wird die Post mithilfe dieses Effizienzwunders digitalisiert. Doch gilt natürlich: Je weniger Schriftgut das Sozialgericht in Papierform erreicht, desto mehr Kapazitäten gibt es für die Digitalisierung weiterer Bereiche.

Auf dem Weg zur E-Akte

Noch türmen sich in den Geschäftsstellen die Aktenberge. Doch das Sozialgericht Berlin steckt mitten in der Übergangsphase zur elektronischen Akte. Zwar wird – schon aus Gründen der Sicherheit – noch auf einige Jahre jede Akte auch in Papierform geführt. Aber rund 1/3 aller Akten liegen schon digitalisiert vor: Alle Kammern, die Angelegenheiten der Gesetzlichen Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung bearbeiten, führen neben der eigentlichen Papierakte auch eine elektronische „Duplexakte“, die zeitgemäße Aktenbearbeitung ermöglicht. Im Monatsrhythmus kommen weitere Bereiche hinzu. Anfang 2018 wird es die elektronische Akte am SG Berlin flächendeckend geben.

Erfolgsgarant hauseigene IT-Abteilung

Entscheidenden Anteil am Erfolg des ERV-Pilotprojektes hat die 10-köpfige IT-Abteilung des Hauses. Sie trägt auch maßgeblich dazu bei, dass das 2014 eingeführte Computerprogramm zur hausinternen Aktenverwaltung („EUREKA-Fach“) am Sozialgericht Berlin seit Jahren reibungslos funktioniert.